Якщо ви стикаєтеся з такою проблемою, як неможливість здавати роботу вчасно, час щось робити. Зриви дедлайнів – це далеко не завжди провина фрілансера або офіційно зареєстрованого працівника. Але все ж таки є деякі правила, які допомагають витримувати строки, щоб уникати розборок із керівництвом чи замовниками.

Чому відбувається зрив дедлайнів?

Кожна людина прекрасно знає, що для ефективної роботи дуже важливе планування, а головне – дотримання намічених планів. Але на практиці все не так райдужно. Коли потрібно реалізувати список намічених завдань, багато людей у певний момент часу прагнуть відкласти все на потім, відтягнути до останньої секунди. Результат – зрив дедлайнів. Виправдання полягає в особливостях людського мислення. Основна проблема полягає в початковій неправильній оцінці часового ресурсу. Багато людей прагнуть зменшити необхідний для виконання поставленого завдання час. У результаті доводиться неодноразово відсувати терміни, змінювати план робіт. Причина: не були враховані проблеми і різні чинники, які безпосередньо впливають на швидкість роботи. Саме так працює людське мислення: кожна людина прагне вказати ті тимчасові рамки, які будуть потрібні в разі розвитку ситуації за найкращим сценарієм. Але це не завжди можливо. Різноманітні перешкоди та супутні фактори заважають нам усе завершити вчасно. У результаті копірайтер (або будь-який інший працівник) уже бачить себе в момент, коли він виправдовується перед замовником, наводячи на свій захист обставини, що раптово виникли.

Навіщо потрібні дедлайни?

Виникає логічне запитання, якщо багато людей регулярно зривають дедлайни, то навіщо їх взагалі встановлювати. Це призводить до появи стресових і конфліктних ситуацій між сторонами. Можливо, краще зовсім від них відмовитися. Це не так. У більшості випадків наявність суворо обумовлених термінів – це взагалі єдина причина, чому робота рухається з місця. Примітно, що слово дедлайни далеко не завжди було пов’язане з робочим процесом. Раніше так (deadline) іменували лінію навколо в’язниці. Якщо ув’язнений заступав за неї, це загрожувало йому негайною смертю. Звідси й подібна назва. Зараз же зрив термінів не загрожує нічим серйозним, крім обурення начальства. Але сенс залишився: дедлайн – життя або смерть для проєкту або продуктивності загалом. Закон Паркінсона говорить, що якщо людина не встановить певних термінів, то робитиме роботу вічно. І це об’єктивно так. Будь-яка робота виконується рівно стільки часу, скільки відводить на неї кожна людина. Іноді щось може бути виконано за лічені години, а до цього кілька днів або навіть тижнів нічого не рухалося з місця.

Як впоратися зі зривами?

Боротися з помилковим плануванням і запобігти постійним дедлайнам не тільки можна, а й потрібно. Це буде непросто, адже доведеться воювати не стільки зі зривами, скільки із систематичними помилками мислення. А нові знання допоможуть істотно підвищити продуктивність. Дотримуйтеся наступних рекомендацій – і у вас усе вийде:

1. Яскравий старт. У момент розподілу навантаження постарайтеся розібратися із залишком. Спочатку приділіть увагу важливим і трудомістким завданням, на них все одно піде більше часу. Але завдяки тому, що ви активно взялися за них на початку, наприкінці залишиться трохи роботи – і ви все встигнете.
2. Встановіть особисті дедлайни. Вони мають бути обов’язково на кілька днів або годин (залежить від загального виділеного часу на роботу) меншими за ті, що встановлені замовником. Намагайтеся максимально робити все до своїх термінів, і тоді справжній дедлайн буде виключений, адже у вас завжди в запасі буде трохи часу, щоб все доробити.
3. Не бійтеся публічних заяв. Відповідально пообіцяйте колегам, начальнику або домочадцям, що встигнете завершити якийсь проєкт до певного часу. Ваше особисте самолюбство не дасть порушити обіцянку, і проект буде зданий вчасно.
4. Постійно нагадуйте собі, що дедлайн наближається. Це можна робити, встановлюючи маленькі власні терміни, розділяючи роботу на дозовані партії або встановивши нагадування: до дедлайну 7/5/3 дні, 12/8/4 години або 10 хвилин тощо. Це вас дратуватиме, і ви захочете швидше позбутися настирливого проєкту.

Насправді, є чимало способів не зривати дедлайни. Головне – відповідальний підхід і правильне навантаження. Якщо відчуваєте, що втомилися, краще дати собі перепочинок: попити чаю, прогулятися або поговорити з близькою людиною. А потім можна буде приступити до роботи з новими силами і зробити все набагато швидше. Відпочинок, навіть короткочасний, завжди дає змогу розслабитися, відпустити думки і налаштуватися на продуктивнішу роботу. Ну, а якщо все ж не встигаєте, обов’язково попередьте замовника своєчасно. Не брешіть і не придумуйте відмазок. Скажіть все чесно і буде більше шансів, що вас зрозуміють і продовжать термін виконання.