Как правильно срывать дедлайн. Советы бывалых)

Если вы сталкиваетесь с такой проблемой, как невозможность сдавать работу вовремя, пора что-то делать. Срывы дедлайнов – это далеко не всегда вина фрилансера или официально зарегистрированного работника. Но все же есть некоторые правила, которые помогают выдерживать сроки, чтобы избегать разборок с руководством или заказчиками.

Почему происходит срыв дедлайнов?

Каждый человек прекрасно знает, что для эффективной работы очень важно планирование, а главное – придерживание намеченных планов. Но на практике все не так радужно. Когда нужно реализовать список намеченных задач, многие люди в определенный момент времени стремятся отложить все на потом, оттянуть до последней секунды. Результат – срыв дедлайнов. Оправдание заключается в особенностях человеческого мышления.

Основная проблема заключается в изначальной неправильной оценке временного ресурса. Многие люди стремятся уменьшить требуемое для выполнения поставленной задачи времени. В результате приходится неоднократно отодвигать сроки, изменять план работ. Причина: не были учтены проблемы и разные факторы, которые оказывают непосредственное влияние на скорость работы.

Именно так работает человеческое мышление: каждый человек стремится указать те временные рамки, которые потребуются в случае развития ситуации по самому лучшему сценарию. Но это не всегда возможно. Различные препятствия и сопутствующие факторы мешают нам все завершить вовремя. В результате копирайтер (или любой другой работник) уже видит себя в момент, когда он оправдывается перед заказчиком, приводя в свою защиту внезапно возникшие обстоятельства.

Зачем нужны дедлайны?

Возникает логичный вопрос, если многие люди регулярно срывают дедлайны, то зачем их вообще устанавливать. Это приводит к появлению стрессовых и конфликтных ситуаций между сторонами. Возможно, лучше вовсе от них отказаться. Это не так. В большинстве случаев наличие строго оговоренных сроков – это вообще единственная причина, почему работа двигается с места.

Примечательно, что слово дедлайны далеко не всегда было связано с рабочим процессом. Ранее так (deadline) именовали линию вокруг тюрьмы. Если заключенный заступал за нее, это грозило ему немедленной смертью. Отсюда и подобное название. Сейчас же срыв сроков не грозит ничем серьезным, кроме негодования начальства. Но смысл остался: дедлайн – жизнь или смерть для проекта или продуктивности в целом.

Закон Паркинсона гласит, что если человек не установит определенные сроки, то будет делать работу вечно. И это объективно так. Любая работа выполняется ровно столько времени, сколько отводит на нее каждый человек. Иногда что-то может быть выполнено за считанные часы, а до этого несколько дней или даже недель ничего не двигалось с места.

Как справиться со срывами?

Бороться с ошибочным планированием и предотвратить постоянные дедлайны не только можно, но и нужно. Это будет непросто, ведь придется воевать не столько со срывами, сколько с систематическими ошибками мышления. А новые знания помогут существенно повысить продуктивность.

Придерживайтесь следующих рекомендаций – и у вас все получится:

1. Яркий старт. В момент распределения нагрузки постарайтесь разобраться с остатком. Сначала уделите внимание важным и трудоемким задачам, на них все равно уйдет больше времени. Но благодаря тому, что вы активно взялись за них в начале, в конце останется немного работы – и вы все успеете.
2. Установите личные дедлайны. Они должны быть обязательно на несколько дней или часов (зависит от общего выделенного времени на работу) меньше, установленных заказчиком. Старайтесь максимально делать все до своих сроков, и тогда настоящий дедлайн будет исключен, ведь у вас всегда в запасе будет немного времени, чтобы все доделать.
3. Не бойтесь публичных заявлений. Ответственно пообещайте коллегам, начальнику или домочадцам, что успеете завершить какой-либо проект к определенному времени. Ваше личное самолюбие не даст нарушить обещание, и проект будет сдан вовремя.
4. Постоянно напоминайте себе, что дедлайн приближается. Это можно делать, устанавливая маленькие собственные сроки, разделяя работу на дозированные партии или установив напоминания: до дедлайна 7/5/3 дня, 12/8/4 часа или 10 минут и т. д. Это будет вас раздражать, и вы захотите быстрее избавиться от назойливого проекта.

На самом деле, есть немало способов не срывать дедлайны. Главное – ответственный подход и правильная нагрузка. Если чувствуете, что устали, лучше дать себе передышку: попить чаю, прогуляться или поболтать с близким человеком. А потом можно будет приступить к работе с новыми силами и сделать все намного быстрее. Отдых, даже кратковременный, всегда позволяет расслабиться, отпустить мысли и настроиться на более продуктивную работу.

Ну, а если все же не успеваете, обязательно предупредите заказчика своевременно. Не врите и не придумывайте отмазок. Скажите все честно и будет больше шансов, что вас поймут и продлят срок выполнения.